Smart Working: come funziona e regolamenti [GUIDA COMPLETA]

Negli ultimi tempi si parla molto di smart working, dato che ha preso piede durante l’emergenza sanitaria legata al Covid-19. Molti lavoratori sono stati costretti, a causa delle restrizioni per fermare la pandemia, a lavorare da casa, da remoto oppure online. Oggi quasi il 90% delle grandi aziende vuole proseguire con lo smart working e si contano già 4 milioni di smart worker solo in Italia.

In questa guida ti aiuterò a capire cos’è, come funziona e come iniziare a lavorare in smart working. In particolare, farò chiarezza sulla definizione di lavoro agile, riassumerò le normative che lo regolano e le novità per il futuro, ne esploreremo i vantaggi e i migliori modelli di smart working in Italia.

Cos’è lo Smart Working: definizione e significato di “lavoro agile”

In questo paragrafo ti spiegherò nel dettaglio cos’è lo smart working. Inoltre, troverai la spiegazione e il significato di “lavoro agile“:

Lo smart working o lavoro agile è una nuova filosofia manageriale che coinvolge aziende, persone ed ambiente. Questa modalità concede ai lavoratori flessibilità e autonomia nella scelta di:

• spazi;
• orari di lavoro;
• strumenti da utilizzare per lo svolgimento delle attività.

Il lavoro viene organizzato per fasi, cicli ed obiettivi che vengono stabiliti tra dipendente e datore di lavoro. Questa modalità è in grado di portare notevoli vantaggi alle aziende che la adottano in termini di produttività, raggiungimento degli obiettivi, welfare, qualità della vita del lavoratore e competitività. In particolare, il lavoro agile permette al lavoratore di conciliare la vita lavorativa a quella privata.

Come funziona lo Smart Working: tutti i principi di base

La filosofia dello smart working insieme ai benefici e alle implicazioni viene adottata sempre da più aziende in giro per l’Italia. Alla base del lavoro agile ci sono dei principi di base che ti permettono di capire meglio come funziona. Ogni progetto di lavoro agile deve basarsi su quattro principi di base tra loro complementari: tecnologie, competenze, spazi e cultura del lavoro.

Tecnologie

Prima di dare inizio ad un qualsiasi progetto di smart working bisogna analizzare le tecnologie disponibili in modo da comprendere se l’iniziativa sia fattibile o meno.

Le tecnologie sono elementi fondamentali per i collaboratori di un’azienda poiché non solo agevolano il loro lavoro ma gli permettono di lavorare in nuovi modi. Senza delle adeguate tecnologie non è possibile l’attuazione del “lavoro agile” che deve includere uno spazio di lavoro virtuale accessibile in qualsiasi luogo ed orario.

Le tecnologie dello smart working possono essere raggruppate in quattro macro-categorie:

1. Social collaboration: questo gruppo include tutti gli strumenti che aiutano i flussi di comunicazione. Tra questi ci sono strumenti di istant messaging, web-conference e convergenza fisso-mobile come Trello e Zoom. Queste tecnologie permettono di limitare i trasferimenti per incontri in cui non è fondamentale la presenza ed incentivano la collaborazione a distanza tra colleghi, clienti e partner;
2. Security: se un team comunica e lavora a distanza deve esser sicuro che lo spazio di lavoro virtuale sia sicuro per condividere informazioni in totale sicurezza. I servizi di security includono opzioni tradizionali come l’accesso tramite Virtual Private Network oppure soluzioni basate su Cloud come Dropbox;
3. Mobility: in questa categoria ci sono tutti quei dispositivi che permettono di accedere ai servizi e agli strumenti lavorartivi da remoto eliminando la necessità di una postazione fissa;
4. Workspace Technology: si tratta di tutte le tecnologie che permettono un utilizzo più flessibile ed efficace degli ambienti lavorativi. Tra questi, il wi-fi, gli strumenti per le videoconferenze, quelli di tele-presence e print area centralizzate.

Competenze

Disporre di tecnologie digitali è necessario per permette lo svolgimento dello smart working. Affinché questo avvenga in modo efficace bisogna sviluppare ed essere certi che il proprio team abbia delle competenze digitali trasversali che non sono solo fondamentali per garantire l’occupabilità delle persone ma anche per rendere il lavoro più smart possibile.

Ecco quali sono alcune delle Digital Soft Skills o competenze digitali trasversali prioritarie da sviluppare:

• capacità di ripensare ed adattare processi e attività lavorative attraverso l’utilizzo di canali digitali e nuovi strumenti;
• capacità di collaborare efficacemente a distanza in team virtuali;
• capacità di utilizzare vari strumenti di comunicazione per facilitare il dialogo tra collaboratori da remoto;
• capacità di utilizzare diverse tecnologie nel rispetto della salute, equilibrio e produttività della persona e dei colleghi.

Spazi

Lo smart working presuppone un cambiamento degli spazi di lavoro. Il normale ufficio deve trasformarsi in uno Smart Office ovvero in un ambiente di lavoro con spazi flessibili che favoriscano la collaborazione, il benessere personale e l’integrazione di tecnologie digitali.

Questo significa creare vari spazi dove il lavoratore può svolgere tutte le attività necessarie e scegliere il luogo più adatto da dove svolgerle. Se vuoi creare uno Smart Office e lavorare sugli spazi, ci sono quattro caratteristiche da tenere in considerazione:

1. Differenziazione: lavori diversi richiedono spazi diversi quindi è importante creare spazi di lavoro con caratteristiche diverse in modo da favorire sia la collaborazione e la socializzazione ma anche la concentrazione;
2. Riconfigurazione: gli spazi devono essere adattabili in caso di esigenze improvvise o evoluzioni a lungo termine;
3. Abitabilità: uno smart office deve avere dei luoghi accoglienti creati non solo per essere funzionali ma anche che tengano conto del benessere, le esigenze professionali e il confort delle persone;
4. Intelligence: lo spazio deve essere integrato con le giuste tecnologie digitali in modo da aumentarne l’efficacia d’utilizzo e la fruibilità.

Cultura del lavoro

L’ultimo pilastro dello smart working è la cultura del lavoro. Le aziende di grandi dimensioni sono più propense ad utilizzare il “lavoro agile” rispetto ad altre più piccole. In quelle più mature lo smart working ha dimostrato di creare un’ambiente capace di generare autonomia, responsabilità nelle persone, riconoscere il merito dei collaboratori e sviluppare talenti.

Normative che regolano lo Smart Working

Il lavoro agile è regolato da alcune normative che esploreremo nelle prossime righe. In particolare è disciplinato dalla legge del 22 maggio 2017, n. 81 entrata in vigore il 14 giugno 2017, ancora prima della pandemia.

Lo smart working viene definito come una modalità alternativa di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che viene stabilita tramite un accordo scritto tra le parti nella quale non sono stabiliti precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro.

In particolare, la prestazione agile è svincolata da:

• luogo fisico obbligatorio per lo svolgimento delle attività;
• rispetto di uno specifico orario di lavoro;
• controllo diretto del datore di lavoro.

In altre parole, la prestazione può essere effettuata sia all’interno dei locali aziendali ma anche all’esterno. Non esiste una postazione fissa o limiti di durata massima del lavoro. Inoltre, è possibile avvalersi di strumenti tecnologici per lo svolgimento delle attività.

L’accordo individuale tra azienda e collaboratore dovrà contenere i seguenti elementi:

• la forma scritta;
• individuare i tempi di riposo e di disconessione dello smart worker;
• regolare l’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali;
• regolare il potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione effettuata all’esterno dei locali e individuare condotte scorrette;
• introdurre forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi.

L’accordo può essere sia a tempo determinato che indeterminato e prevede una serie di regolamentazioni che tutelano il lavoratore per evitare discriminazioni. Per esempio, la legge prevede che il trattamento economico previsto per lo smart worker sia lo stesso dei colleghi che svolgono il lavoro in presenza.

Le leggi sullo smart working includono delle clausole relative alla sicurezza del lavoratore da remoto. Secondo l’art. 18, L. 81/2017, “il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa”. In particolare, ci sono due obblighi:

1. il datore di lavoro deve garantire la sicurezza e la salute dello smart worker. Deve consegnare al lavoratore e al suo rappresentante un’informativa scritta con gli eventuali rischi sul lavoro una volta ogni anno;
2. il lavoratore ha l’obbligo di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione per far fronte ai rischi.

Lo Smart Working in Italia: cosa accadrà in futuro?

Questo paragrafo è dedicato alla diffusione del lavoro agile nelle aziende ed imprese italiane. Il numero di realtà che lo hanno adottato è aumentato esponenzialmente dal post-pandemia. Di seguito troverai alcuni dati riguardanti lo smart working in Italia e cosa accadrà in futuro.

Ad oggi ci sono circa 4 milioni di smart worker in Italia. Prima della pandemia erano solamente 570 mila. Il numero dei lavorati agili è cresciuto già durante la prima ondata di Covid-19 passando a 6,58 milioni, un terzo dei lavoratori dipendenti italiani. Con l’allentamento delle restrizioni e l’avanzamento della compagnia vaccinale il numero si è assestato intorno ai 4 milioni. Il 90% delle grandi imprese ha previsto di continuare ad adottare lo smart working per i prossimi anni.

Nelle grandi aziende

Le grandi aziende sono quelle più propense ad adottare il lavoro agile per i dipendenti. Si stima che il numero di smart worker nelle grandi aziende tocca i 1,77 milioni di lavoratori con il 54% dei dipendenti che lavorano da remoto.

Il settore e la tipologia di lavoro svolto sono sicuramente dei fattori che hanno reso possibile adottare lo Smart Working. Infatti, nelle imprese del manifatturiero e del retail le percentuali sono minori a differenza del mondo della finance e dell’ICT dove il lavoro agile ha coinvolto una maggiore percentuale se non la totalità dei dipendenti.

Nelle piccole e medie imprese

Le percentuali di lavoratori agili sono più basse nelle piccole e medie imprese. Si stima che ci siano 630 mila smart worker che corrispondono a circa il 19% dei dipendenti. La percentuale di dipendenti di piccole e medie imprese che lavora in smart working è salita dal 12% al 58% durante la pandemia.

Tuttavia i modelli di business delle piccole e medie imprese sono difficilmente adattabili al lavoro agile infatti ci sono diversi limiti che riguardano l’adozione delle tecnologie necessarie per svolgere i lavori da remoto.

Nella pubblica amministrazione

Il numero di lavoratori da remoto nella pubblica amministrazione è cresciuto grazie ad incentivi e provvedimenti governativi. Ad oggi si contano 860 mila dipendenti pubblici che lavorano in smart working. Durante la pandemia hanno potuto lavorare da remoto il 58% dei collaboratori.

Aggiornamenti di Settembre 2022

Dal 1 settembre 2022 termina il periodo emergenziale per lo smart working. Sarà necessario l’obbligo di un accordo individuale per l’attivazione del lavoro agile che presenta alcune semplificazioni nella comunicazione da parte dell’azienda.

La legge a cui mi sto riferendo è il decreto n. 24/2022, che con l’articolo 10 ha disposto il rinnovo fino al 31 agosto delle disposizioni previste dall’articolo 90, commi 3 e 4 del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34. Si tratta della norma che permetteva ai datori di lavori di applicare lo smart working senza accordi individuali e con modalità di comunicazione al Ministero del Lavoro semplificata.

Il Decreto Aiuti bis non ha rinnovato le disposizioni del precedente quindi dal 1 settembre si torna all’ordinario. Le aziende dovranno stabilire un accordo individuale con i collaboratori sulla base delle disposizioni previste dagli art. 19 e 21 della Legge n. 81/2017 e dai contratti collettivi.

Inoltre, il Protocollo sottoscritto dal Ministero del Lavoro e delle Parti Sociali ha stabilito delle linee guida per definire l’accordo. Ecco alcuni degli aspetti da prendere in considerazione:

• durata dell’accordo che può essere a termine o indeterminata;
• alternanza di periodi lavorativi all’interno e all’esterno dell’azienda;
• determinazioni di luoghi da escludere per lo svolgimento del lavoro effettuato in esterna ai locali aziendali;
• strumenti di lavoro;
• tempi di riposo del lavoratore;
• modalità di controllo della prestazione lavorativa che rispettino sia lo Statuto dei Lavoratori sia la normativa sulla privacy;
• attività formative necessarie per lo svolgimento dello smart working.

Con l’articolo 41-bis le aziende non dovranno comunicare l’accordo individuale al Ministero del Lavoro, fermo restando l’obbligo di stipula. Le aziende dovranno trasmettere un modulo in modalità telematica tramite i servizi online del Ministero del Lavoro. I dati richiesti sono le generalità del collaboratore e data di inizio e fine del lavoro agile.

Inoltre, il datore di lavoro dovrà conservare l’accordo individuale per cinque anni. In caso di mancata comunicazione verrà applicata una sanzione dai 100 ai 500 euro per ogni collaboratore interessato.

Esempi di Smart Working

Il lavoro agile non è una novità della pandemia da coronavirus. Già dieci anni fa delle grandi aziende italiane si erano attivate per introdurre la modalità di smart working. Tra queste, Vodafone, Microsoft, Nestlé e AXA che ha ricevuto il riconoscimento per il progetto “Smart Working, smart life” con il quale ha apportato benefici nella produttività, motivazione e work-life balance all’interno dell’azienda.

Scopriamo assieme i migliori esempi di smart working in Italia nelle aziende e nella pubblica amministrazione:

• AXA Italia è uno degli esempi di smart working di maggiore successo nel panorama italiano. Nel 2017, l’azienda ha dato il via al progetto “Smart working, smart life” con il quale si è aggiudicata lo Smart Working Award;
• Maire Tecnimont, gruppo petrolchimico, con l’iniziativa “Be adaptive! Think Thank” ha registrato diversi benefici come aumento della produttività e maggiore impatto sulla sostenibilità aziendale attraverso un corso interno che ha coinvolto i dipendenti;
• Credem è stata la vincitrice dello Smart Working Award del 2020. Durante la pandemia, l’istituto bancario ha dato la possibilità a tutti i dipendenti, ad eccezione dei cassieri, di lavorare completamente da remoto raggiungendo la percentuale di 93% del personale;
• La Regione Emilia-Romagna ha deciso di introdurre il lavoro agile a partire dal 2019 con l’obiettivo di aumentare le competenze digitali dei dipendenti, incentivare la collaborazione e migliorare l’organizzazione promuovendo una cultura basata sul raggiungimento di obiettivi.

Vantaggi e svantaggi: quali sono i benefici e i problemi per aziende e lavoratori

Ora conosci cos’è lo smart working, quali sono le leggi che lo regolano e chi ha già deciso di adottarlo nella sua azienda. Ora è il momento di scoprire i vantaggi e gli svantaggi dello smart working, quali sono i benefici e i problemi per aziende e lavoratori.

Vantaggi e benefici

I vantaggi e i benefici dello smart working sono molteplici e coinvolgono sia i lavoratori, le aziende e addirittura l’ambiente.

Secondo uno studio dell’Osservatorio Smart Working, il lavoro agile introdotto nelle aziende ha portato i seguenti vantaggi:

• miglioramento e aumento della produttività nell’ordine del 15%. L’incremento della produttività è stimato intorno ai 13,7 miliardi di euro in Italia;
• calo dell’assenteismo;
• riduzione dei costi per gli spazi lavorativi fisici.

I benefici non riguardano solo le aziende ma anche i lavoratori stessi:

• Riduzione dei tempi e costi di trasferimento. Si stima che venga risparmiato un tempo medio di circa 60 minuti per smart worker. In un anno, il tempo risparmiato è di circa 40 ore per smart worker;
• miglioramento del work-life balance;
• aumento della motivazione e soddisfazione dei dipendenti;
• abbattimento delle differenze di genere;
• valorizzazione delle risorse umane e responsabilizzazione.

Infine, lo smart working porta benefici anche all’ambiente:

• riduzione delle emissioni di CO2. Ogni lavoratore in media percorre 40 chilometri per recarsi al lavoro. Con un giorno a settimana in smart working si potrebbe risparmiare 135kg di emissioni di CO2 all’anno per persona;
• riduzione del traffico;
• migliore utilizzo dei trasporti pubblici;
• valorizzazione del patrimonio immobiliare delle PA grazie alla creazione di spazi di coworking.

Svantaggi e problemi

Tra i principali svantaggi e problemi dello smart working ricontati dai lavoratori troviamo:

• la difficoltà di separare i tempi dedicati al lavoro a quelli della vita privata;
• la difficoltà di mantenere un work-life balance adeguato;
• percezione di un senso di isolamento dall’organizzazione e dalla vita di tutti i giorni.
• Mancanza di tecnologie e competenze digitali adeguate

Differenze tra lavoro agile e telelavoro

Ti stai chiedendo qual’è la differenza tra lavoro agile e telelavoro? Devi sapere che sono due modalità di lavoro completamente diverse in particolare per quanto riguarda la flessibilità e l’autonomia.

Come abbiamo imparato in questa guida, lo smart working è una vera e propria filosofia manageriale. Il telelavoro, invece, è una prestazione lavorativa che viene svolta al di fuori della sede di lavoro con il supporto di tecnologie della comunicazione e informazione.

Lavorare in smart working non significa solamente lavorare a distanza ma anche avere flessibilità e autonomia nello svolgimento delle attività lavorative.

Il telelavoro, invece, si basa su principi diversi:

• l’attività é svolta in una sede diversa rispetto a quella del datore;
• il collaboratore svolge le sue attività adottando tecnologie dell’informazione e comunicazione;
• i tempi di lavoro e l’organizzazione sono flessibili;
• il telelavoro deve essere svolto da una workstation, ovvero una postazione di lavoro, distinta da altri spazi dedicati ad attività personali, domestiche e familiari. La workstation deve essere idonea ed è a carico del datore di lavoro.

D’altra parte lo smart working si basa sui principi seguenti:

• gli orari di lavoro sono scelti con autonomia dal collaboratore;
• l’utilizzo degli strumenti viene fatto in base alle esigenze del lavoratore;
• la scelta del luogo del lavoro viene effettuata in base alle attività da svolgere;
• non esiste una vera e propria workstation. Gli smart worker possono decidere di lavorare nella loro abitazione oppure da hub aziendali, spazi di coworking, biblioteche e altri spazi pubblici.

3 consigli per trovare lavoro in Smart Working

Sei arrivato quasi alla fine della mia guida completa sul lavoro agile. Prima di salutarti volevo darti 3 consigli per trovare lavoro in smart working. Ti potrebbe interessare anche approfondire con le mie guide Top 10 professioni digitali: questi i lavori che hanno un futuro e Come iniziare a lavorare nel digitale.

1. Dimostra le tue capacità ai datori di lavoro: includi nel tuo CV i risultati che hai ottenuto nei lavori precedenti e come hai fatto la differenza. Includi anche delle referenze dei precedenti datori. Devi dimostrare spiccate doti di lavoro autonomo e responsabilità;
2. Cura le tue pagine social e il tuo profilo linkedin: dimostra ai datori che sei tech-savvy ovvero una persona che se la cava con la tecnologia e l’internet. Questo ti darà una marcia in più. Includi nel tuo CV tutte le tue capacità informatiche, i software e i programmi che sai utilizzare anche quelli dedicati alla messaggistica instantanea tra team e per la collaborazione a distanza;
3. Devi essere paziente e determinato: trovare un lavoro in smart working richiede tempo. Concentrati sui tuoi obiettivi e non abbandonare la ricerca. Non lasciarti scoraggiare dai rifiuti e soprattuto tieniti aggiornato sulle tue competenze.