Ti serve uno strumento di collaborazione intuitivo che sappia archiviare i tuoi documenti e proteggerli? Oppure stai già utilizzando la versione standard di Dropbox e vorresti capire se la versione business fa al caso tuo?
Dropbox Business ti offre tutti gli strumenti necessari per lavorare i maniera efficiente e sicura anche a distanza e da remoto. Puoi archiviare e condividere file di grandi dimensioni, collaborare su vari progetti e modificarli in tempo reale.
In questa guida ti spiegherò tutto quello che c’è da sapere su Dropbox business. Potrai capire come funziona, quali soni i piani, i costi, quali sono le differenze con Dropbox base e come gestire il passaggio alla versione Business.
Come funziona Dropbox business
Dropbox Business ha molte funzioni simili a alla versione base della quale ho parlato nella mia guida come funziona Dropbox. A queste funzioni base gratuite, se ne aggiungono delle altre per la gestione dei team e dei progetti di cui ti parlerò in questo paragrafo.
Il cloud di Dropbox Business
Il cloud di Dropbox Business ti permette di salvare, accedere e condividere i tuoi file e le cartelle ovunque ti trovi e su qualsiasi dispositivo. Se aggiungi, condividi, modifichi o elimini un file o una cartella dal cloud questi vengono aggiornati su dropbox.com e su qualsiasi dispositivo collegato al tuo account. Questa versione offre anche prodotti per la condivisione, firme elettroniche, monitoraggio dei documenti e backup.
Accedere al tuo account
Con Dropbox business puoi accedere al tuo account tramite l’applicazione desktop, su Dropbox.com oppure tramite l’applicazione che puoi scaricare gratuitamente ed installare sui dispositivi iOS e Android.
Al momento della registrazione, potrai scegliere se sottoscrivere ad un account business. Se sei già in possesso di un account base e vorresti trasformarlo in business, ti spiegherò il procedimento nei paragrafi successivi.
Dropbox Business nel desktop
La versione desktop di Dropbox Business offre la possibilità di avere uno spazio organizzato nel quale lavorare singolarmente o con il tuo team e sincronizzare i tuoi progetti. In questa versione hai la possibilità di usufruire di uno spazio di archiviazione ampio con funzionalità come descrizioni, cose da fare, commenti, pin, strumenti di condivisione e la possibilità di trasformare qualsiasi cartella in un’area di lavoro condivisa.
Inoltre, puoi creare contenuti direttamente sul cloud che puoi condividere e modificare in tempo reale con gli altri membri del tuo team. Puoi visualizzare le attività effettuate sui documenti e ricevere notifiche relative ai file.
Dropbox Business su app
Se devi rimanere connesso con il tuo team anche on-the-go, puoi accedere a Dropbox Business anche scaricando l’app su iOS o Android. L’app ti permette di accedere ai tuoi file da qualsiasi dispositivo collegato al tuo account.
Sull’app puoi consultare i commenti dei tuoi colleghi sui fogli di lavoro, scansionare documenti utilizzando la camera del tuo dispositivo e rendere disponibili i file per l’accesso offline.
Tutte le funzioni di Dropbox business vs Dropbox standard
Quali sono le differenze tra Dropbox Business e quello standard? Vediamole insieme:
- Dropbox Business è stato creato per le aziende quindi presenta delle funzioni più avanzate rispetto a quello base. Per esempio, puoi decidere quali utenti possono visualizzare determinati documenti e file. In generale, ti permette di avere un controllo maggiore sull’accesso degli utenti e la condivisione. I documenti di business sono tenuti in un luogo separato rispetto a quelli personali che può essere organizzato e protetto a piacere. Puoi impostare la verifica in due passaggi e tenere sotto controllo l’attività e le modifiche apportate sui documenti. Il tuo account può essere connesso ad altre app e piattaforme per una migliore organizzazione del lavoro come Slack, Zoom e Google Docs;
- Dropbox Business offre dei tool per facilitare la collaborazione tra utenti che hanno accesso all’account utilizzando Dropbox Paper. Si tratta di una sorta di lavagna digitale nella quale inserire documenti, testi, video ed immagini. Questo servizio è ottimo anche per la condivisione di brainstorming di gruppo, note e appunti. Presenta anche una chat che semplifica le comunicazioni tra colleghi ed utenti;
- Dropbox Business è uno strumento che migliora la produttività dei team che lavorano da remoto permettendo la collaborazione online sullo stesso documento in contemporanea. Puoi anche decidere di bloccare dei file se non vuoi che altri utenti li modificano. I tuoi colleghi potranno comunque visualizzare, commentare e condividere i file con gli altri. Inoltre, questa versione incorpora il machine learning che risulta utile nel riconoscimento automatico del testo dell’immagine nel caso di documenti e moduli scansionati e caricati sul profilo;
- Rispetto alla versione standard, Dropbox business fornisce più sicurezza a livello aziendale e controlli sulla privacy. Questi includono i rapporti sui dati dei membri, le limitazioni della directory e la conversione dei singoli account oltre a incorporare più livelli di protezione. Inoltre presenta un servizio di crittografia, trasferimento di dati sicuri, configurazione di rete e controlli a livello di applicazione. Puoi proteggere alcuni file con delle password;
- Dropbox business permette agli amministratori di ripristinare i documenti persi in caso di eliminazione di massa di file, cancellazioni accidentali e attacchi virus. Questa funzione ti permette di ripristinare i documenti del team per circa 180 giorni.
Dropbox Business conviene? Tutti i piani e i costi
Le funzioni di Dropbox Business potrebbero facilitare il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori ma non sai se ti conviene? Esistono vari piani e costi che si differenziano per i tool, numero di utenti e spazio di archiviazione.
Piani per singolo utente
- Professional: questa versione è dedicata ai liberi professionisti. Dispone di 3000 GB di spaio di archiviazione sicuro con funzioni di produttività premium e garantisce una condivisione di file semplice e sicura. Puoi inviare file fino a 100 GB con Dropbox transfer. Le cartelle sono disponibili anche offline su dispositivi mobili ed è possibile recuperare i file Dropbox modificati o eliminati entro 180 giorni. È possibile accedere all’assistenza prioritaria via email le chat. Il costo è di €16,58 al mese.
- Professional + eSign: questa versione include tutte le funzioni della Professional con la possibilità di firmare i documenti senza mai uscire da Dropbox. Puoi stabilire anche 5 modelli per i documenti firmati con maggiore frequenza. Il costo è di €25,99 al mese.
Piani per team
- Standard: questa versione è adatta per i team in crescita. È possibile avere più di tre utenti e uno spazio di archiviazione condiviso di 5000 GB. Con questa versione puoi ripristinare file e recuperarli fino a 180 giorni. Puoi consegnare i file di gradi dimensioni con Dropbox Transfer fino a 2 GB e ricevere controlli e report su contenuti. Inoltre, include Dropbox Backup che permette il backup automatico dei computer e delle unita esterne connesse sul cloud. L’accesso su tutti i dispositivi è protetto da password e puoi contattare l’assistenza prioritaria via mail, chat e telefono. Il costo è di €12 per utente al mese;
- Standard + DocSend: in questo piano sono inclusi tutti i servizi della Standard ma con alcuni tool aggiuntivi. Puoi ricevere dati analitici dei documenti in tempo reale, inviare più documenti con un unico link, proteggere i file condivisi con Passcode e costi
- Enterprise: se ti servono soluzioni personalizzate e supporto su misura per aiutare e supportare il tuo team puoi contattare il team di vendita Dropbox per un preventivo.
Come gestire il passaggio da Base a Business
Hai già un account Dropbox base ma vuoi passare ad uno Business? È possibile collegare il tuo account personale a quello lavorativo e accedere tutti i tuoi file dagli stessi dispositivi. Gli account rimangono indipendenti in modo che tu possa separare i contenuti personali da quelli di lavoro. Ecco la procedura da seguire per il passaggio da Basic a Business:
- Accedi al tuo profilo di Dropbox e fai click sulla tua immagine del profilo o le iniziali nell’angolo in alto a destra;
- Seleziona
Impostazioni > Generale; - Recati nella sezione “Collega il tuo account del team” o “Collega il tuo account personale” e seleziona “Collega account“.
Come scegliere l’amministratore del team Dropbox
All’interno del tuo profilo Dropbox Business puoi scegliere uno o più amministratori che gestiranno le impostazioni di sicurezza, integrazione e condivisone del team. Ecco come scegliere l’amministratore del team Dropbox:
- Accedi al tuo profilo, seleziona la tua immagine del profilo e fai click su “Visualizza team e gruppi“;
- Accedi alla scheda “Membri“;
- A questo punto visualizzerai un elenco con il nome e lo stato di tutti i membri del team. Scegli chi ritieni più adatto al ruolo e impostalo come amministratore.
Conclusioni
Dropbox Business è un ottimo strumento che si adatta a varie tipologie di lavoro, sia che si tratti di liberi professionisti che di aziende con molti collaboratori. Ci sono diverse opzioni di personalizzazione che permettono di scegliere la versione che meglio si adatta alle esigenze e gli obiettivi dei gruppi.