In un mondo che non si ferma mai, è molto importante trovare nuovi metodi per comunicare e lavorare da remoto, dunque non solo quando ci si trova in ufficio, ma anche nei momenti off, da casa o da qualsiasi altra parte del mondo. Se per qualsivoglia motivo non puoi raggiungere la tua postazione di lavoro, disporre di tutti gli strumenti utili per lavorare da casa ti permetterebbe quantomeno di “tenere in vita” il tuo business e, peraltro, di guadagnare soldi (o comunque di gestire le entrate) anche rimanendo con le “serrande chiuse” (almeno quelle fisiche dell’ufficio!).
Ebbene, se anche tu stai cercando un modo per lavorare da remoto o vuoi iniziare una nuova attività casalinga in ambito smart working, sei capitato nel posto giusto. Nella guida che segue ti mostrerò tutte le metodiche correlate al lavoro online, così da poter mandare avanti il tuo business e mantenere i rapporti con la clientela.
Indice
- Cos’è e come funziona lo smart working
- Attrezzatura per lavorare da casa
- Se stai cercando un lavoro da casa
- Come avviare una sessione di lavoro domestica
- Come organizzare la sessione di lavoro virtuale
- Come contattare i clienti da remoto
- Come contattare i colleghi e i dipendenti da remoto
- Come pagare i fornitori da remoto
- Come prenotare i servizi di alloggio e trasferimento da remoto
- Come lavorare da casa vendendo al dettaglio
- Altri consigli per fare business online
Cos’è e come funziona lo smart working
Lo smart working indica un’attività lavorativa che può essere svolta in comodità utilizzando PC, smartphone e tablet, senza essere fisicamente presenti sul posto di lavoro o nell’ufficio in cui normalmente si praticano le mansioni lavorative. Di fatto, puoi fare smart working in treno, in aereo, in taxi o ovunque ti è concesso accendere il computer e connetterti ad Internet.
Nel caso in cui lo smart working venga effettuato da casa, questa attività prende il nome di home working, anche se, di fatto, significa la medesima cosa, visto che si usano le stesse tecniche e gli stessi strumenti per lavorare a distanza o da remoto.
Attrezzatura per lavorare da casa
Per lavorare da casa, dovrai attrezzare una stanza da dedicare solo a tale scopo, così da evitare ogni tipo di distrazione, e assicurarti di possedere tutti gli strumenti tecnologici correlati allo svolgimento di tali attività.
In dettaglio, l’attrezzatura occorrente è la seguente:
- Un PC con Windows o un Mac aggiornato all’ultima versione di macOS, ma anche un laptop o un PC desktop con Ubuntu va bene;
- Una webcam con microfono incorporato, possibilmente con segnale video HD, per le videoconferenze;
- Una connessione Internet veloce, magari di tipo FTTC o (meglio) FTTH, così da poter connettersi senza problemi di banda sia in download sia in upload (utile per evitare che il flusso video durante le videoconferenze abbia dei ritardi);
- Un paio di cuffie o comunque della casse audio sufficientemente potenti.
Con questa postazione hi-tech, riuscirai a gestire qualsiasi business casalingo ed a lavorare virtualmente senza problemi di connettività.
Dato che lavorare al computer comporta dei potenziali problemi alla salute ti consiglio di approfondire con le mie guide per avere una postura corretta al computer e come lavorare al PC proteggendo la salute.
Se stai cercando un lavoro da casa
Vorresti iniziare a fare un lavoro da gestire comodamente da casa? Hai diverse possibilità, anche se molti dei mestieri in ambito home working richiedono molto tempo per veder maturare i primi risultati in termini economici (all’inizio, dovrai per forza di cose accontentarti, specie per i mestieri in cui non è richiesta una laurea specialistica).
Alcuni lavori che possono essere svolti da casa sono:
- Vendita di oggetti su Amazon: se hai molti oggetti da vendere, o anche libri ed e-book, puoi appoggiarti all’e-commerce Amazon per la vendita e la logistica;
- Traduzioni: se conosci bene una lingua (con livello almeno C2), tipo l’inglese o il francese, potresti offrirti come traduttore di testi, per parti di programmi o per siti Web;
- Gestione email: puoi anche offrirti come “smistatore” di un grande volume di email presso aziende molto grandi o con molti clienti;
- Assemblaggio di oggetti: se sei bravo a realizzare dei piccoli lavori di carta, quadri o quant’altro, puoi esporli sul web e venderli al dettaglio;
- Social media manager: puoi anche gestire un sito o una Pagina social per conto di un’azienda, cercando di valorizzare i suoi prodotti e di rispondere a tutti i clienti che pongono delle domande;
- Writer: se ti piace scrivere, puoi guadagnare qualcosa scrivendo per un blog su un qualsiasi argomento o lavorando per un sito già ben avviato come writer o ghostwriter;
- Sondaggi: puoi rispondere a dei sondaggi mirati e guadagnare qualcosa.
Se sei in cerca di un nuovo business virtuale e non sai da dove iniziare, comunque, ti consiglio di approfondire l’argomento leggendo la mia guida su come trovare lavoro, in cui troverai anche vari aggregatori di offerte lavorative online. Inoltre puoi consultare il mio tutorial “Top 10 professioni digitali: questi i lavori che hanno un futuro“.
Come avviare una sessione di lavoro domestica
Cosa serve, invece, per avviare una sessione di lavoro domestica, specie per chi già ha un ufficio e vuole rimanere in contatto con la propria rete aziendale e con i propri clienti? La risposta è digitalizzazione.
Qui in basso, ti mostrerò quali programmi possono essere utilizzati per tale scopo, potendo così gestire chat e videoconferenze dalla tua abitazione, così come programmi gestionali o database aziendali. Dovrai ovviamente chiedere aiuto all’amministratore di sistema o al tuo tecnico IT se la rete aziendale è strutturata.
Connessione all’intranet e al server dell’ufficio
Se la tua azienda dispone di una rete privata protetta, dovrai per forza di cose chiedere al tuo amministratore di sistema o tecnico IT le credenziali d’accesso e il certificato di sicurezza per l’autenticazione, necessari per poter stabilire una connessione sicura tramite VPN e programmi client dedicati, come ad esempio OpenVPN.
In alternativa, per lavorare da casa, puoi organizzare il collegamento alla rete aziendale o al terminale da cui lavori quotidianamente utilizzando un software per la condivisione del desktop a distanza, come:
Sono tutti software disponibili con piani riservati ad aziende e con grandi vantaggi in termini di velocità, stabilità e integrazione con tutti i sistemi operativi.
Se la tua azienda fornisce anche delle macchine virtuali per lavorare (integrate in un datacenter di grandi dimensioni), puoi accedere alla tua postazione virtuale installando a casa VMware Workstation Pro. Questo software è in grado di gestire i terminali come macchine virtuali su un grande server centrale, che si occuperà di fornire la potenza necessaria per far girare i programmi aziendali (come ad esempio gestionali e CRM).
Per stabilire collegamenti sicuri con la tua azienda, comunque, ti consiglio di usare un router per aziende, così da poter realizzare un collegamento punto a punto criptato.
Attivazione dei software per chat e videoconferenze
Per poter comunicare con i tuoi colleghi e con gli amministratori lavorando da casa, dovrai avere a disposizione tutti gli strumenti per chat e videoconferenze, molti dei quali disponibili anche senza licenza (gratuitamente) e utilizzabili anche per stabilire un collegamento diretto con fornitori e clienti abituali.
I programmi e i servizi che non devono assolutamente mancare sul tuo computer da lavoro casalingo sono:
- Zoom Meeting: il software più diffuso per effettuare video-riunioni;
- Google Meet: altro strumento utilissimo e molto semplice da utilizzare per effettuare videochiamate;
- Skype: immancabile programma gratuito per videochiamate, chiamate e chat con i colleghi o con clienti e fornitori;
- WhatsApp Desktop: altro programma molto utile, che ti permette di stabilire un contatto molto più ravvicinato e immediato con clienti abituali e colleghi;
- LinkedIn: il social network per i lavoratori, in grado di metterti in contatto con nuove aziende e nuove reti di dipendenti;
- Facebook: il social network più famoso al mondo, da tenere sotto controllo se lavori come social media manager o come gestore di una Pagina o di un gruppo dedicato al tuo lavoro.
Potrai così comunicare tramite la messaggistica istantanea, telefonare e videochiamare in ogni momento chiunque tra le tue cerchie. Non solo, riuscirai anche a tenerti aggiornato sulle novità correlate al mondo del lavoro e sulle tendenze del momento.
Come organizzare la sessione di lavoro virtuale
Dopo aver visto quali servizi e programmi configurare sulla tua workstation, mettiti comodo e inizia a organizzare la giornata lavorativa, esattamente come se fossi in ufficio.
Per maggiore comodità, ti consiglio vivamente di utilizzare la funzione desktop virtuale, così da poter aprire vari programmi e app in scrivanie virtuali, separate in base ai compiti o alle varie mansioni da svolgere (questa funzione è supportata da Windows 10 o da versioni moderne di macOS).
Prenotazione degli appuntamenti e annotazioni
Per segnare gli appuntamenti o scrivere note, ti suggerisco di usare Google Calendar. Grazie a questa suite, collegando l’account Google, avrai un’interoperabilità a 360°, poiché tutti i tuoi appuntamenti segnati sul calendario compariranno sui dispositivi collegati a quell’account, dunque anche su smartphone e tablet Android, iPhone e iPad.
Potrai anche scrivere note, nomi dei clienti e attività da svolgere, avendo a disposizione un sistema di notifica, che ti avviserà quando l’evento starà per cominciare. Pensa ad esempio alle riunioni pianificate o agli webinar.
In alternativa, potresti provare un software come SuiteCRM, che ti permetterà di gestire le relazioni con i tuoi clienti in maniera avanzata.
Gestione delle e-mail
Per gestire le e-mail, dovrai dedicare una pagina del browser ad ogni Webmail in tuo possesso oppure configurare l’app Posta su Windows 10, in grado di supportare tutti i tipi di account (Outlook, Gmail, Yahoo etc.), o l’app Mail su macOS.
Se possiedi una copia di Office sul tuo computer, puoi configurare anche Outlook per gestire la posta aziendale, specie se utilizzi un server Exchange. In alternativa, potresti usare Mozilla Thundebird.
Su tutti gli account di posta configurati, comunque, assicurati di utilizzare sempre il protocollo IMAP, così da conservare una copia delle e-mail sul server di posta, evitando di salvarle in locale.
Gestione e apertura dei documenti
Per gestire tutti i tipi di documenti e file che possono giungere dal tuo ufficio sotto forma di allegati e-mail, condivisioni in chat o trasferimenti remoti, dovrai disporre di programmi che ne supportano l’apertura.
Nella fattispecie, ti consiglio di avere sempre disponibili i seguenti software:
- Microsoft Office o la sua alternativa gratuita LibreOffice, che consentono l’apertura di qualsiasi documenti correlato all’ufficio, come quelli di tipo DOCX, XLSX e PPTX;
- Adobe Acrobat Reader per i documenti di tipo PDF e PDF/A;
- 7-Zip per gestire i file compressi di tipo ZIP o RAR;
- Krita, per creare template con scritte e immagini di ogni tipo.
Installando questi programmi, sarai pronto per aprire qualsiasi file o documento scambiato con i colleghi o con il capo all’istante, così da non ridurre la tua produttività.
Come contattare i clienti da remoto
Per contattare i clienti, puoi utilizzare svariati servizi o programmi, anche in base al tipo di comunicazione che intendi stabilire.
Nei paragrafi che seguono, analizzerò alcune soluzioni comuni, che ti consentiranno di mantenere i contatti con la tua clientela pur lavorando da casa, dunque senza incontrarli fisicamente.
Chiamate e videochiamate
Per chiamate e videochiamate, ti consiglio di utilizzare Skype, visto che è un software professionale, supportato praticamente da tutti i clienti e facile sia da configurare che da utilizzare.
Ti basterà aprirlo all’accensione del PC, così da risultare online e dunque disponibile alla comunicazione. Chi vorrà contattarti potrà farlo semplicemente cercando il tuo nome utente o digitando il tuo indirizzo e-mail nel sistema. Questa persona potrà usare anche l’app di Skype per cercarti tramite telefono o tablet.
Campagne newsletter
Per creare delle campagne newsletter e fare marketing da casa, puoi utilizzare dei siti specializzati come:
Scegli il servizio che più ti aggrada e soddisfa, quindi progetta, disegna e pubblica la tua campagna newsletter personale, così da poter tenere aggiornati i tuoi clienti fidelizzati.
In questo modo, inoltre, riuscirai a proporre novità, partecipazioni a eventi, promozioni ed offerte del momento, nonché avrai modo di comunicare variazioni immediate circa gli orari della tua attività.
Organizzazione di eventi virtuali
Per organizzare gli eventi virtuali, puoi utilizzare le funzionalità delle Pagine da Facebook, così da raggiungere tutti i clienti affezionati su questo diffuso social network.
In alternativa, potresti pianificare un webinar o una videoconferenza tramite Google Hangouts Meet, informando la tua clientela tramite newsletter.
Come contattare i colleghi e i dipendenti da remoto
Per contattare i colleghi di lavoro o i dipendenti, puoi affidarti a Skype o, se previsto dalla licenza Office 365, anche a Skype for Business. Con questa versione potenziata di Skype, riusciresti a organizzare le chat in gruppi ed a tenere delle videoconferenze fino a 250 persone, un numero più che sufficiente anche per grandi aziende.
Come altra scelta, potresti usare software come Zoom Meeting o Google Meet, anch’essi validi per fare delle videoconferenze di gruppo in ambiente business.
Come pagare i fornitori da remoto
Se invece devi eseguire transazioni online da casa, magari per motivi di approvvigionamento, devi usare uno dei tanti metodi di pagamento elettronici. Non preoccuparti, ormai le connessioni sono criptate nella maggior parte dei casi, dunque anche le piattaforme di ordinazione online dei tuoi fornitori saranno protette end-to-end.
Per pagare un fornitore, comunque, potrai usare uno dei seguenti metodi di pagamento:
- PayPal, è una delle più grandi banche virtuali, ti permetterà di eseguire transazioni veloci in sicurezza;
- Carte di credito e di debito, dovrai usarle inserendo numero e codice di verifica;
- Criptovalute, puoi usare Bitcoin e altre monete virtuali dove supportate per effettuare pagamenti elettronici;
- Contrassegno, puoi richiedere di pagare all’arrivo della merce, probabilmente con sovrapprezzo;
- Bonifico, puoi effettuare un bonifico online anticipato, ma dovrai aspettare di più per l’invio della merce (dipende dalla valuta del bonifico).
Queste sono le modalità di pagamento elettroniche usate negli acquisti online. È probabile, poi, che il tuo fornitore di fiducia possa permetterti di acquistare sul suo portale e pagare a 30, 60 o anche a 90 giorni dall’ordine, magari tramite ricevuta bancaria o rimessa diretta.
Come prenotare i servizi di alloggio e trasferimento da remoto
Un altro lavoro che può essere svolto da casa e che porta via parecchio tempo, è certamente la prenotazione di alloggi e mezzi di trasferimento. Se sei un rappresentante o un manager, sai bene quanto è difficile svolgere al meglio questa attività.
Per risolvere facilmente, trovando magari offerte e pacchetti completi last minute, per quanto riguarda le prenotazioni degli aerei, ti suggerisco di leggere la mia guida su come prenotare voli online. Invece, facendo riferimento ad alloggi e ristoranti, potresti consultare il sito Booking.com, uno dei più utilizzati.
A riguardo degli spostamenti in treno, autobus, nave o taxi, potresti fare riferimento ai siti web delle compagnie che gestiscono queste tipologie di servizi correlati al trasporto pubblico. Ormai tutte dispongono di piattaforme online avanzate, che consentono di gestire le prenotazioni con qualunque dispositivo.
Come lavorare da casa vendendo al dettaglio
Per poter lavorare da casa e vendere un prodotto o una serie di prodotti al dettaglio, anche di genere alimentare (cibo, vivande etc.), dovrai organizzare ogni aspetto della vendita, dalla promozione del prodotto (via e-mail o via social network), all’organizzazione del trasporto (ossia la logistica). In questo modo, una volta che il cliente ordina e paga, l’oggetto arriverà il più velocemente possibile al suo domicilio, e dunque sarà più propenso a richiederti altra merce.
Per questo tipo di consegne, conviene affidarsi ad un corriere locale o a un trasportatore (c.d. pony express) se vendi solo nella città. Altrimenti, devi affidarti ai classici corrieri espressi (SDA, TNT, GLS, BRT etc.) o alla logistica Amazon per consegnare in tutta Italia o in tutta Europa.
Non dimenticarti, poi, dei servizi di trasporto di cibo a domicilio, soprattutto se hai un ristorante, un negozio fast-food, una gelateria, una pasticceria o una pizzeria e, per qualche evento straordinario, non puoi stare aperto al pubblico, o comunque hai intenzione di ampliare le tue possibilità di guadagno. Di cosa sto parlando? Ad esempio di:
Grazie a questi servizi, avrai a disposizione dei rider che consegneranno la tua merce a domicilio. E ciò, oltre al guadagno, ti darà visibilità (nelle app e nei siti web dei servizi degli intermediari).
Non dimenticarti poi, che in situazioni d’emergenza (ad esempio in mancanza di un addetto all’approvvigionamento), potresti sempre ricorrere alla spesa online. Grazie a questa opportunità, riusciresti a gestire l’approvvigionamento da remoto, dedicando il tempo risparmiato all’organizzazione di altre attività legate al tuo business.
Altri consigli per fare business online
Iniziando un’attività di vendita su Amazon o su eBay, potrai gestire un business efficace che, dopo alcuni sforzi iniziali, alla lunga, ripagherà con incassi degni di una vera partita IVA, che ti consiglio sempre di valutare in caso di introiti superiori ai 15.000 Euro.
Come altra scelta, non dimenticarti di creare il tuo negozio virtuale (e-commerce), la tua app, la tua Pagina Facebook, il tuo profilo Instagram o comunque il blog della tua azienda. Se ad esempio hai una pasticceria, una pizzeria, o comunque un’attività commerciale, così facendo, avresti modo di mantenere i contatti con i tuoi clienti abituali, fidelizzando, al contempo, anche chi acquista in maniera sporadica. Insomma, riusciresti a vendere online senza intermediari e in modo ricorrente (così da mantenere stabile il fatturato).
Questo per dirti che non mancano gli strumenti per lavorare da casa. E dunque, con una giusta organizzazione, utilizzando le tecnologie comuni ed alle volte anche open-source, potresti sviluppare in modo gratuito un ambiente altamente produttivo, ancora più evoluto e automatizzato di quello che è presente nella tua struttura.