Da quando WhatsApp è stata adottata come app di messaggistica a livello globale, tutte le attività italiane (e straniere) ne hanno risentito indirettamente (in positivo e in negativo), compresa la tua. Colleghi, clienti e fornitori hanno cominciato a contattarti su WhatsApp ininterrottamente. Ti è parso difficile organizzare tutte le tue pianificazioni con i pochi strumenti messi a disposizione. In questi giorni, però, hai sentito parlare di WhatsApp Business. Questa cosa ti ha incuriosito ed hai così approfondito la questione cercando su internet, fino ad arrivare sul mio blog.
Negli approfondimenti che seguono, infatti, ti spiegherò in modo chiaro e preciso cos’è e come funziona WhatsApp Business, ovvero l’app di messaggistica instantanea sviluppata da WhatsApp per le aziende. Ti mostrerò come passare all’account aziendale di WhatsApp ed anche quali sono le sue principali opzioni.
Indice
- Cos’è WhatsApp Business
- Principali funzionalità di WhatsApp Business
- Quanto costa WhatsApp Business
- Come avere un account Business WhatsApp
- Come collegare WhatsApp Business Web
- WhatsApp Business API
- WhatsApp Business broadcast
Cos’è WhatsApp Business
Da quando l’hai visto nello store del tuo smartphone, non fai altro che chiederti cos’è WhatsApp Business. Finalmente, le tue domande possono avere una risposta.
WhatsApp Business è un fork della nota app di messaggistica istantanea sviluppata da WhatsApp Incorporation, società satellite di Facebook Incorporation.
Essa è rivolta principalmente al mondo dei professionisti e delle aziende. Nulla vieta, però, che si possa utilizzare da privati per motivi di lavoro, magari per tenersi in contatto tra colleghi.
Questa versione dell’app dispone di funzionalità aggiuntive, ideali per chi deve rimanere sempre in contatto con la propria clientela (si pensi, ad esempio, ai medici ed ai pediatri).
Non mancano poi tutte le funzionalità classiche della versione base. Con WhatsApp Business, infatti, puoi chattare, partecipare ai gruppi e visualizzare gli aggiornamenti allo stato. Allo stesso tempo, ti è concesso sfruttare le opzioni business, come ad esempio quelle per impostare un orario di lavoro, aggiungere un contatto e-mail o configurare delle etichette per i contatti (in modo da identificarli meglio).
Ci tengo a precisare che nulla cambia dal punto di vista della crittografia end-to-end. Le chat del servizio enterprise sono sempre criptate.
Queste erano le principali differenze tra WhatsApp e WhatsApp Business. Procediamo adesso con il dettaglio delle funzionalità di questa applicazione di messaggistica moddata.
Principali funzionalità di WhatsApp Business
Le caratteristiche principali di WhatsApp Business sono tre:
- Profilo attività
- Etichette
- Risposte rapide e automatiche
Procedi la lettura per capire come funzionano.
Profilo attività
Il profilo attività di WA Business ti permette di creare una Pagina aziendale sul tuo profilo. In essa, potrai inserire diverse informazioni utili per i tuoi clienti o fornitori, come ad esempio:
- Un’immagine ad effetto oppure un logo
- Un indirizzo e-mail
- Una descrizione
- Un calendario settimanale
In questo modo, se ad esempio imposterai il profilo indicando come giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, e come fascia oraria dalle ore 09:00 alle ore 18:00, i tuoi contatti professionali sapranno che, se ti scriveranno di venerdì dopo le 18:00, sabato o domenica, potrebbero non ricevere risposta nell’immediato.
Puoi inoltre utilizzare la descrizione per presentare al meglio la tua azienda o la tua attività. Insomma, puoi usarla per dettagliare in modo approfondito il tuo core business e le sue correlate sfaccettature.
A mio avviso, è importante anche creare un logo ed impostarlo o comunque mostrarlo nell’immagine di copertina. Grazie ad esso, verrai riconosciuto subito dai potenziali clienti che hanno trovato il numero numero sul web.
Etichette
Le etichette sono a mio avviso la funzione più utile e interessante di WhatsApp Business. Esse permettono di contrassegnare i contatti per identificarli in modo più semplice.
Ti faccio un esempio pratico: immagina di essere in contatto con un cliente che non ti ha ancora pagato. Puoi marchiare quella chat con un’etichetta che ti ricorda che quel contatto con cui stai lavorando non ha provveduto al pagamento. Lo stesso criterio, potresti applicarlo anche ai tuoi fornitori.
Le etichette predefinite di WA Business, al momento in cui scrivo, sono le seguenti:
- Nuovo cliente – colore azzurro
- Nuovo ordine – colore giallo
- In attesa di pagamento – colore rosso/arancione
- Pagato – colore viola
- Ordine completato – colore verde
Oltre ad esse, potresti crearne di nuove. Le etichette, infatti, sono completamente personalizzabili. Per assurdo, potresti generare un’etichetta per gli “amici del calcetto”, una per la famiglia ed un’altra per le persone indesiderate che, per qualche motivo, non hai ancora bloccato.
Risposte rapide e automatiche
Su WhatsApp Business, la risposta ai messaggi non è soltanto quella classica. Infatti, ne esistono altre due tipologie:
- Risposta rapida
- Risposta automatica
La risposta rapida ti permette di creare una serie di messaggi preimpostati, che potrai inviare ai tuoi clienti e fornitori in modo istantaneo.
Immagina di essere il titolare di un ristorante e di ricevere centinaia di messaggi da clienti che, ad esempio, ti scrivono per chiedere indicazioni stradali su come raggiungere il tuo locale oppure vogliono sapere se il ristorante è aperto. In situazioni come questa, potresti usare le risposte rapide per inviare loro la tua posizione tramite Google Maps o Apple Maps. Potresti anche inviare un messaggio preconfigurato in cui ci sono scritti i tuoi orari di apertura e chiusura.
Insomma, puoi usare le risposte veloci per fornire in pochi secondi informazioni accurate e complete per tutte le esigenze dei tuoi clienti.
Cosa devi fare, invece, se sei impegnato in una call? Per non rischiare di perdere il cliente, potresti utilizzare una risposta automatica. Grazie ad essa, il tuo messaggio verrà recapitato all’istante, come se a rispondere fosse un bot.
Magari la risposta automatica non potrà aiutarti a gestire un potenziale cliente che chiede se il tuo locale è adatto ai celiaci. In ogni caso, fornirai un feedback istantaneo a quella persona. Ulteriori informazioni in merito a queste funzionalità, le trovi a questo indirizzo.
Quanto costa WhatsApp Business
Potresti domandarti quanto costa WhatsApp Business. Il nome, infatti, potrebbe farti pensare ad un’app professionale e a pagamento, ma la verità è ben diversa (per fortuna).
WhatsApp Business, proprio come WhatsApp, è un’applicazione totalmente gratuita, che ti permette di chattare ed effettuare chiamate e videochiamate VoIP. Dunque, tutto passa attraverso la rete internet e l’unica cosa che pagherai sarà la tua offerta internet (ADSL, Fibra o rete dati 3G/4G/4.5G).
Insomma, per il servizio offerto da WhatsApp Business, non dovrai pagare assolutamente nulla. L’app è gratis e, per il momento, non sono previsti servizi o funzionalità premium.
Come avere un account Business WhatsApp
Come ti anticipavo, per avere un account business su WhatsApp, non devi acquistare nulla, né sottoscrivere abbonamenti o altro.
Le uniche due cose di cui hai bisogno, sono un numero di cellulare (preferibilmente aziendale) e uno smartphone Android o Apple.
Se disponi di entrambi i requisiti, tutto quello che devi fare, è scaricare l’applicazione WhatsApp Business dal Play Store (Android) o dall’App Store (iOS).
Una volta scaricata e installata l’app WA Business, aspetta ad aprirla. Se hai deciso di usare lo stesso numero che è già registrato su WhatsApp Messenger, esegui prima un backup delle chat. Non si possono usare entrambe le app contemporaneamente.
Se non sai come eseguire il salvataggio delle conversazioni e dei file multimediali, segui la guida dedicata al salvataggio delle chat WhatsApp. In caso avessi un numero differente per la tua azienda, che non hai mai utilizzato su WhatsApp, salta pure questo passaggio.
Completato il backup di chat e file multimediali, puoi procedere con l’apertura di WA Business. Accetta i termini del servizio e poi inserisci il tuo numero di telefono. Verificalo come necessario e segui le istruzioni mostrate a schermo per ripristinare il backup. Assicurati di essere collegato a una rete Wi-Fi per non consumare giga.
Una volta che avrai eseguito questi passaggi, potrai iniziare ad utilizzare WhatsApp Business. Gli altri contatti si accorgeranno che sei passato all’account premium. Il sistema di messaggistica, in automatico, mostrerà loro un messaggio informativo con scritto “Questa è una chat con un account business”.
Come collegare WhatsApp Business Web
Come ti dicevo prima, la base di WA Business è WhatsApp Messenger. Ciò significa che non dovrai imparare nulla di nuovo, se non le funzionalità che ti ho descritto poco sopra.
Puoi quindi usare WhatsApp Web o WhatsApp Desktop per accedere al tuo account business con il PC Windows 10, con il Mac o anche con Ubuntu/Linux. Puoi scaricare WA Desktop tramite questo indirizzo. In alternativa, puoi collegarti a WA Web sfruttando questo link.
Al momento in cui scrivo, il sistema di messaggistica da computer prevedere sempre la scansione tramite codice QR. Pertanto, dovrai prendere il cellulare, aprire WA Business, scegliere Impostazioni e dopo WhatsApp Web per far partire la fotocamera.
A questo punto, procedi aprendo WA Desktop o WA Web, così da poter visualizzare il QR code. Non ti resta che effettuare la scansione dello stesso per accedere al servizio. Per approfondire, leggi questa guida che ho già scritto (è per WhatsApp Messenger, ma puoi adattarla facilmente anche al servizio business).
WhatsApp Business API
Le API, acronimo di Application Programming Interface, sono delle librerie software che possono essere utilizzate dagli sviluppatori di app di terze parti per eseguire una serie di funzioni o per prelevare dei dati automaticamente e in modo diretto da un determinato servizio.
Nel caso di WhatsApp Business, le API sono state pensate per le aziende di medie e grandi dimensioni, al fine di comunicare con i clienti in maniera semplice ed intuitiva. Puoi usarle, ad esempio, per sviluppare delle funzionalità all’interno di una tua app o PWA (Progressive Web App).
Per iniziare la registrazione alle API di WhatsApp Business, devi collegarti a questa pagina di Facebook Business.
Ti verranno fatte delle domande preliminari per registrare un feedback. Dovrai dire se vuoi usare le API come Cliente finale o come Fornitore di soluzioni. Inoltre, dovrai inserire il nome dell’azienda, il sito web ed i tuoi dati anagrafici.
Completato il questionario, clicca Invia. Entro pochi giorni, dovresti essere ricontattato da Facebook al numero o all’e-mail indicati nel form.
WhatsApp Business broadcast
Una delle funzionalità più comode di WhatsApp, si chiama broadcast. Non è altro che una chat con un solo mittente (il creator appunto) e più destinatari. Grazie ad essa, è possibile inviare lo stesso messaggio WhatsApp a più persone contemporaneamente.
Potresti usare questa funzionalità su WhatsApp Business come se fosse una newsletter o un canale di offerte mirato. Ad esempio, in quella chat potresti proporre dei prodotti premium per i tuoi clienti, ma anche condividere le notizie del blog aziendale.
Il numero massimo di contatti che puoi aggiungere ad una lista broadcast di WhatsApp Business è 256. Eguagliato questo limite, dovrai creare un altro elenco broadcast (non ci sono limitazioni per queste).
I requisiti da rispettare per aggiungere i contatti al broadcast, è che questi devono avere il tuo numero di telefono registrato in rubrica. Altrimenti, non ti sarà possibile inserirli.
Se per qualche motivo non riuscissi ad inviare un broadcast, prova ad aggiornare l’app e controlla anche la tua connessione internet. Per altro, evita di inviare troppi messaggi in poco tempo. Ulteriori informazioni puoi trovarle in questa pagina delle FAQ di WA.