Come funziona Dropbox? La guida completa

Devi gestire molti file? Li vorresti tenere in un luogo sicuro e di facile accesso? Vuoi poter accedere ai tuoi file da qualunque posto nel mondo, senza salvarli nel tuo pc o smartphone? Dropbox potrebbe essere la soluzione adatta a te. Questo servizio è simile ad un hard disk remoto, uno spazio online dove custodire documenti, foto e file generici anche di grosse dimensioni, in modo da non occupare la memoria del tuo PC o del tuo smartphone.

Dropbox è accessibile da qualsiasi postazione ed è compatibile con Mac, Windows, Android e iOS. Inoltre, è possibile usare Dropbox anche da web browser come Safari, Chrome o Firefox. Potrai quindi accedere alle tue cartelle in ogni momento, semplicemente ricordando i tuoi dati di accesso tramite nome utente e password. E’ veramente molto comodo e io lo uso ogni giorno.

In questo tutorial ti spiegherò nel dettaglio come funziona Dropbox, perché utilizzarlo, come funziona il cloud, come scaricarlo ed installarlo sui tuoi dispositivi e quanto costa.

Cos’è Dropbox e perché è così utilizzato?

Come ti ho anticipato nell’introduzione, Dropbox è uno spazio di archiviazione online accessibile da qualsiasi dispositivo mobile e non. Questo servizio serve ad archiviare qualsiasi tipo di file in un unico spazio che potrà essere sincronizzato su computer, tablet e smartphone.

Inoltre, è possibile condividere i file o le cartelle caricate su Dropbox sia con utenti che lo utilizzano sia con persone che non hanno un account. Gli utenti registrati su Dropbox potranno scaricare i documenti e modificarli direttamente sul cloud mentre chi non ha un account potrà solo visualizzare e scaricare i file.

Dropbox è uno strumento di archiviazione molto popolare non solo per la sua semplicità di utilizzo ma perché è accessibile da qualsiasi dispositivo senza necessariamente dover scaricare l’applicazione. La piattaforma garantisce un’archiviazione e sincronizzazione sicura di qualsiasi tipo di file. Oltre a questo, Dropbox permette di avere uno storico delle versioni del file che hai caricato con tutte le modifiche. In questo modo è quasi impossibile perdere un documento o le modifiche effettuate.

Come funziona?

Sai a cosa serve Dropbox ma hai paura che sia troppo complicato da utilizzare? Non ti preoccupare, perché in questo paragrafo ti spiegherò passo per passo come funziona Dropbox.

Download gratis e installazione di Dropbox per Windows e Mac

Dropbox è compatibile con tutti i sistemi operativi principali e il download è gratis per Windows e Mac. Ecco come si scarica Dropbox:

1. Vai nella pagina di download in Dropbox e clicca su “Scarica l’app Dropbox“;
2. Attendi il completamento del download e apri il file;
3. Clicca sul file appena scaricato. Se appare il messaggio “Vuoi consentire a questa app di apportare modifiche al dispositivo?” clicca su “Si”. In questo modo partirà l’installazione;
4. Attendi che questa venga portata a termine e potrai accedere Dropbox.

Se hai già un account puoi accedere utilizzando le tue credenziali. Se invece non hai mai effettuato il login dovrai registrarti. Ecco come si effettua la registrazione a Dropbox:

1. Apri Dropbox sul tuo Windows o Mac e clicca su “Registrati“;
2. Nella prossima schermata dovrai inserire i tuoi dati personali. Digita il tuo nome e l’indirizzo email. Inserisci una password sicura ed unica;
3. Fai click sulla casella per accettare i termini di Dropbox;
4. Clicca su “Registrati“.

Il gioco è fatto. Ora hai scaricato Dropbox e ti sei registrato.

Download e installazione di Dropbox per Android e iOS

Puoi accedere all’account e ai file Dropbox anche dal tuo dispositivo mobile. L’applicazione è compatibile con Android, iPhone e iPad. Ecco come procedere con il download e l’installazione di Dropbox per Android e iOS:

1. Apri il tuo dispositivo mobile e accedi a Google Play o App Store;
2. Aiutati con la barra di ricerca digitando “Dropbox“;
3. Procedi con l’installazione e attendi la fine del download.

Una volta che hai scaricato l’app puoi accedere al tuo profilo con le tue credenziali o crearne uno nuovo.

Come funziona il cloud

Una volta che hai creato il tuo account potrai iniziare ad aggiungere file al tuo Dropbox. Ecco come funziona il cloud:

1. Effettua l’accesso al tuo account e clicca su “Carica“;
2. Nel passaggio successivo seleziona se vuoi caricare un “File” o una “Cartella“. Procedi cliccando sui file o le cartelle che desideri caricare e seleziona “Apri” o “Carica“;

Puoi aggiungere dei file o delle cartelle al tuo account Dropbox anche dal tuo computer. Per farlo, segui questo procedimento:

1. Apri il tuo navigatore di file e cerca la cartella Dropbox;
2. Copia e incolla oppure trascina tutti i file all’interno di essa;
3. Quando i file sono stati caricati vedrai un’icona verde con segno di spunta sopra l’icona del file. Quando aggiungi i file alla cartella questi vengono caricati automaticamente anche su Dropbox.

Puoi aggiungere dei file anche dal tuo telefono o tablet. Per farlo, dovrai seguire questi passaggi:

1. Apri l’applicazione sul tuo dispositivo mobile e tocca l’icona +;
2. Fai tap su “Crea” o “Carica file“;
3. Seleziona “Carica file” e procedi selezionando i file che vuoi caricare.

Sincronizzare i file su Dropbox

Quando carichi o archivi dei file su Dropbox questi saranno disponibili su tutti gli altri dispositivi sui quali accedi alla piattaforma. I file vengono aggiornati su tutti i punti di accesso. Questi significa che ogni volta che aggiungi un file o che ne modifichi uno non devi preoccuparti dell’aggiornamento e della sincronizzazione perché avviene automaticamente.

Usare Dropbox da browser

Oltre ad utilizzare Dropbox sul computer o tramite app, puoi sfruttare i suoi servizi anche direttamente dal web.Dovrai collegarti al sito ufficiale ed eseguire l’accesso al tuo account. Per farlo, clicca sul tasto “Accedi” che trovi in alto. Una volta che avrai completato il log in, ecco come usare Dropbox da browser:

• Se vuoi visualizzare l’anteprima di un file, clicca sul suo nome;
• Per aggiungere un file, fai click sul pulsante “Carica” che si trova in alto;
• Per creare una cartella seleziona le voci Crea > Cartella collocate in alto;
• Se vuoi eliminare un file o una cartella, seleziona l’elemento, premi ... e seleziona la voce “Elimina” dal menu;
• Per condividere una cartella Dropbox con altre persone, premi sull’icona ... e seleziona “Condividi“. Compila il modulo con gli indirizzi email delle persone con le quali vuoi condividere il file e completa il procedimento selezionando “Condividi cartella“.

Elenco di tutte le principali funzioni

Dropbox aiuta moltissimi utenti ad organizzare, sincronizzare e tenere al sicuro file personali e non. In questa parte, ho creato un elenco di tutte le principali funzioni disponibili:

• Dropbox ti consente di riunire e di organizzare file standard, contenuti cloud, documenti Dropbox e accessi diretti al Web in un unico spazio accessibile da computer, telefono o tablet. Questo spazio viene sincronizzato automaticamente;
• Puoi creare e modificare il tuo lavoro direttamente su Dropbox sprecando meno tempo per passare da un programma o applicazione all’altro;
• La versione desktop di Dropbox offre ai team di lavoro suggerimenti per gestire e creare contenuti intelligenti in modo da lavorare senza interruzioni;
• Puoi sviluppare i tuoi progetti mantenendo il team sempre aggiornato senza uscire da Dropbox. Puoi collegare al tuo profilo altri strumenti della gestione del flusso di lavoro come Trello e Zoom;
• Dropbox protegge i tuoi documenti e li mantiene al sicuro. Puoi impostare delle password, creare dei link di scadenza o modificare le autorizzazioni per il download. In questo modo, i file che condivisi non cadranno in mani sbagliate;
• Puoi recuperare qualsiasi contenuto del tuo account Dropbox fino a 30 giorni grazie al servizio di backup. In questo modo hai la possibilità di proteggere i file da modifiche, eliminazioni fatte per errore, virus e hacker. Questa funzione è molto ricercata per coloro che devono condividere dati aziendali sensibili.

Quanto costa?

Arrivato a questo punto ti chiederai se Dropbox è gratis? Ci sono diverse versioni di Dropbox, con tariffe e prezzi diversi, che ti permettono di avere vari strumenti, funzionalità e spazio di archiviazione:

• Dropbox Basic è la versione di base di Dropbox. È completamente gratuita e ti permette di avere fino a 2 GB di spazio per l’archiviazione di file, un bel po’ di spazio gratis che potrebbe anche bastarti;
• Dropbox Plus offre funzioni avanzate di sincronizzazione, sicurezza e ripristino di file. Inoltre, offre fino a 2TB di spazio. Il costo è di €9,99 al mese.
• Dropbox Family ti permette di condividere con un gruppo di fino a sei utenti 2 TB di spazio oltre ad offrirti tutte le funzioni di Dropbox Plus. Questa versione costa €16,99 per famiglia al mese;
• Dropbox Professional include tutte le funzioni di Dropbox Plus e altre funzioni extra pensate per la condivisione e la produttività di piccole imprese e liberi professionisti che possono usufruire liberamente dei 3 TB di spazio. Il costo di questo servizio è di €16,58 € al mese per un utente;
• Dropbox Business ti permette di scegliere tra diversi piani con funzioni dedicate alla collaborazione e l’organizzazione di team che necessitano di più spazio e controlli amministrativi.